O dia parece curto demais para dar check em todas as demandas da sua agenda? Muitas vezes isso acontece em razão da má organização do seu próprio tempo! Para combater essas ocorrências, começaram a implementar recursos como o Método GTD.
Mas se você não sabe o que ele significa e nem como utilizá-lo para aumentar a sua produtividade, acompanhe o artigo para entender melhor!
O método GTD – Getting Things Done
Antes de entender esse método, é importante ter duas coisas em mente. A primeira delas é que o dia não precisa de mais horas, a chave está em saber usar melhor as 24 horas existentes. E a segunda é que ser produtivo não significa fazer mais, mas sim aproveitar o seu tempo se engajando em cada atividade.
Agora sim, vamos lá!
A expressão “Getting Things Done” (GTD), traduzida como “A arte de fazer acontecer” é o nome do livro de David Allen.
Portanto, tendo essa obra como base, o método GTD se baseia na ideia de que, quanto mais informação você tiver em mente, menos produtivo e focado o seu cérebro estará.
Ou seja, o método GTD visa o desenvolvimento da capacidade de organização pessoal por meio da gestão do tempo e armazenamento de toda a informação do trabalho em um ponto central e externo de referência.
E ao falar sobre ponto externo, o método estimula justamente o uso do papel e elementos visuais que tirem essas tarefas da cabeça e torne-as mais fáceis de serem enxergadas e, assim, feitas. Dessa forma, é possível sempre saber o que precisa ser feito a seguir, sem se preocupar se algo será perdido ou esquecido.
Em outras palavras, o grande propósito desta metodologia é minimizar o estresse e a ansiedade ao mesmo tempo em que maximiza a produtividade. Feitos esses essenciais para o presente momento em que tudo parece estar acontecendo ainda mais rápido que o comum.
Vamos colocar o método GTD em prática?
Para aproveitar os benefícios oferecidos por esse método, é muito simples. Você só vai precisar separar um tempo para se dedicar à estruturação e um espaço confortável, onde você consiga se concentrar na preparação do projeto.
Ah! E claro, separe também as ferramentas de anotação físicas – ou digitais, caso você prefira fazer tudo no computador e imprimir no final.
Os 5 passos do Método GTD são:
- coletar;
- processar;
- organizar;
- revisar;
- executar.
Vamos explicar detalhadamente cada um deles!
Coletar:
O Método GTD afirma que para conseguir resolver uma pendência, é preciso colocá-la para fora, limpar a mente e se organizar.
Por isso, nesse momento de coleta é recomendado que você coloque todas as suas obrigações, atividades, tarefas, projetos, e-mails pendentes, ideias – tudo o que requer a sua atenção.
Desse modo, transfira todas essas tarefas para um sistema externo, que pode ser uma ferramenta de gerenciamento de tarefas. Parecido com a tradicional agenda.
Processar:
Muitas vezes, a mente humana age como uma grande acumuladora de ideias, por mais triviais que sejam. Portanto, depois da etapa um, é preciso processar toda a lista feita. É hora de analisar cada uma das coisas e decidir o que fazer com elas.
Esse é o momento ideal de destacar quais são as ações viáveis e não-viáveis, aquilo que requer pouco tempo para ser finalizado ou o que exigirá um trabalho muito maior.
E, com isso, será possível limpar tudo o que tem ocupado sua memória no presente momento, mas que não pode ser resolvido seja pela falta de informação, tempo ou investimento financeiro.
O objetivo aqui é limpar a desordem e obter uma imagem clara do que está por vir nos processos seguintes de execução.
Organizar:
Com a sua lista pronta e limpa, é hora de organizar essas tarefas. Saiba como cumprir cada projeto de acordo com a ordem de relevância: o mais importante no topo da lista, o menos importante ao final dela.
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Uma dica para dominar as tarefas muito grandes, é dividi-las em pequenas etapas e fazê-las separadamente até que seja concluída por completo.
Também é interessante especificar as atividades de acordo com o assunto, caso você tenha interesse em aplicar esse método não apenas na sua vida profissional como também na pessoal.
Revisar:
A vida é muito dinâmica e em um instante tudo pode mudar, principalmente se o seu trabalho também depender da execução do trabalho dos demais colaboradores de uma empresa.
Nesse caso, a revisão é um passo muito importante e que trará muito mais clareza e tranquilidade para o método.
Por isso, escolha um dia da semana para revisitar aquele conteúdo programado e analise se cada tarefa estipulada está funcionando corretamente, reajuste e adie as datas, caso seja necessário
Executar:
A quinta e última etapa do GTD é, efetivamente, começar a executar as tarefas. E, convenhamos, com tudo organizado, fica muito mais fácil botar a mão na massa, não é?
Como você pode ver, o método GTD requer uma certa quantidade de tempo e energia para ser configurado. Porém, após o primeiro contato, as demais etapas vão ficando cada vez mais automáticas e trazendo a otimização desejada desde o ínicio.
Portanto, não abra mão de ferramentas de organização para facilitar os processos do seu trabalho! Caso o Método GTD não atenda a suas necessidades, encontre a que melhor se encaixa na sua área de atuação e coloque-a em prática! Conheça: Kanban, o método que otimiza o fluxo de trabalho.
