Quem busca uma ferramenta de gestão eficaz já deve ter esbarrado no método 5W2H. Apesar de um nome aparentemente complexo, esse instrumento é muito simples de entender e prático de aplicar, independente do negócio!
Nesse artigo você conhecerá melhor sobre esse método e porque utilizá-lo é uma ótima alternativa de gestão.
O QUE É 5W2H?
O 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada durante o planejamento estratégico de uma empresa. Por mais que a sua sigla pareça um bicho de sete cabeça, o processo da ferramenta 5W2H é bem simples.
A sigla diz respeito a palavras em inglês. O 5W representam: O quê (What), por que (Why), onde (Where), Quando (When) e quem (Who). Já os 2H indicam: Como (How) e quanto custa (How much).
PRA QUE SERVE O MÉTODO 5W2H?
Esse método é um grande aliado para as empresas que buscam crescimento otimizando o trabalho de cada setor e/ou colaborador. Além disso, a aplicação do 5W2H permite projetar um futuro melhor e mais organizado.
A sua função é registrar de maneira organizada e planejada como serão efetuadas as ações que visam resolver qualquer problema dentro de uma empresa, seja ela pequena ou grande.
Dessa forma, a margem de erros diminui e cada colaborador consegue trabalhar com a mesma realidade, sem conflito de informações.
COMO UTILIZÁ-LO?
WHAT? / O QUÊ?
Antes de começar é necessário identificar e descrever o problema de uma forma adequada. Determine o que deve ser realizado e qual a meta que a equipe deve alcançar.
WHY? / POR QUE?
Explique qual a razão de fazer esse serviço. A real explicação que contribua para a solução do problema deve aparecer nesta etapa.
WHERE? / ONDE?
Use essa etapa para explicar onde o problema está localizado e onde ele será solucionado. A partir desse diagnóstico ficará mais simples determinar qual o setor da empresa que deverá resolver o problema em questão.
WHEN? / QUANDO?
Se existe uma meta que deve ser alcançada, também é necessário que essa meta tenha um tempo para ser entregue. Por isso, determine quanto cada uma das tarefas deve ser realizada e também a duração de cada uma delas, esse instrumento serve como um cronograma de ações da equipe.
WHO? / QUEM?
Identifique quem são os indivíduos associados aquele problema, em seguida defina quem será o responsável por cada ação necessária para atingir a meta que foi estabelecida logo no início.
HOW? / COMO?
Use todas as informações das etapas anteriores para colocar a estratégia em prática. Defina como isso será feito, estabeleça um plano e planejamento para cada etapa de resolução do problema.
HOW MUCH? / QUANTO CUSTARÁ?
Por fim, mas não menos importante tenha em mente a realidade financeira da empresa. Busque resolver o problema com orçamento viável e que não irá prejudicar nenhum setor.
QUAIS VANTAGENS OFERECIDAS PELO 5W2H:
A praticidade, agilidade e fácil entendimento do sistema 5W2H são uma das principais vantagens na aplicação. Ela irá ajudar a gestão empresarial a ter um controle maior das ações estratégicas e gerenciar cada etapa da forma que melhor convém para a equipe.
Além disso, essa ferramenta poderosa de gestão não precisa ser utilizada somente para um grupo de colaboradores, mas também funciona de forma individual.
Aqueles que desejam um planejamento mais organizado para uma ampla compreensão e mais facilidade no momento de procurar dados, é possível estruturar uma ideia simples individual para realização desse plano.
O método 5W2H permite também que usuário faça ajustes na estrutura da ferramenta, dessa forma consegue se aplicar melhor ao projeto e também a equipe que irá realizá-lo.
Além disso, vale ressaltar que também é possível realizar ajustes de pequenos detalhes na resolução do problema que não ficaram claros na primeira conversa.
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