É fato que existem metodologias que ajudam a gerenciar projetos com precisão e qualidade. Para isso, existem muitas teorias e ferramentas que podem auxiliar os profissionais dessa área, porém nem todos se encaixam no objetivo buscado. Por isso, neste artigo apresentamos o Ciclo PDCA.
Acompanhe e confira se este é o método que se encaixa e pode auxiliar no seu projeto de gestão!
O QUE É O CICLO PDCA
Também conhecido como Ciclo de Deming, o PDCA é uma ferramenta de gestão de qualidade que visa promover uma melhoria contínua dos processos através de um circuito de quatro passos. As palavras que montam a sigla são originadas do inglês e em sua tradução livre são: Planejar (Plan), fazer (Do), checar (Check) e agir (Act).
O objetivo é ajudar a entender não apenas como problemas surgem, mas também como eles devem e podem ser solucionados de maneira objetiva. Isso sempre focando na causa e não em todas as consequências apresentadas ao início do trabalho.
Esse método mostra que ao decorrer do projeto pode ser necessário mudar o planejamento, levando em conta que planejamento não é uma fase que acontece uma única vez, tampouco absoluta.
Por meio dos passos que o Ciclo PDCA apresenta, os profissionais têm ajuda para manter o controle do projeto, contribuindo para que cada processo seja desenvolvido da maneira mais adequada.
COMO O CICLO PDCA SURGIU:
O Ciclo PDCA teve origem na década de 20, quando o físico norte-americano, conhecido como o “pai do controle estatístico de qualidade”, Walter Shewhart o criou.
A motivação para criação deste método surgiu quando Shewhart notou que grandes empresas obtinham seus principais resultados decorrentes da fase de desenvolvimento.
O planejamento era visto apenas como algo formal, para evitar apenas os grandes erros durante a produção. Os detalhes não tinham tanta importância na execução, também por isso havia mais prejuízos para aquela indústria.
A fim de mudar esse cenário e acompanhar o crescimento e competitividade no mercado em escala global, este método foi estruturado para o gerenciamento dos projetos, tomando cuidado até mesmo com os detalhes que antes eram ignorados.
No entanto, ele só foi popularizado na década de 50 pelo professor William Edwards Deming. Ele ficou conhecido pela maestria com que executava os processos produtivos dos Estados Unidos durante a Segunda Guerra Mundial e passou a carregar o título de guru do gerenciamento de qualidade.
Posteriormente, o ciclo criado como PDCA, tornou-se conhecido também como Ciclo Deming, devido a popularização por meio do professor americano.
QUAIS AS ETAPAS DO CICLO PDCA:
Para garantir o sucesso na execução do ciclo é preciso seguir as etapas cuidadosamente:
Planejar (Plan)
Nesta etapa o objetivo é planejar o trabalho que será realizado por meio de um plano de ação após a identificação e descoberta das causas principais do problema. Faça perguntas do tipo: Qual problema precisa ser resolvido? Porque ele precisa ser resolvido? Qual a data limite para resolver este problema?
Também durante esse momento, será determinada qual a metodologia de trabalho que será usada para encontrar a solução. Além disso, será desenvolvimento o plano de ações necessárias para que o objetivo seja alcançado.
Fazer (Do)
Assim que o problema estiver identificado e houver resposta para todas as dúvidas em relação a ele, é hora de fazer acontecer. Nessa fase, todo o plano que foi estabelecido anteriormente é colocado em prática seguindo as sub etapas do planejamento.
Antes de iniciar esse momento é preciso conscientizar todos os colaboradores do processo para garantir que estejam comprometidos a realizar cada detalhe de acordo com planejamento da fase anterior, em harmonia e sem competitividade. Somente uma equipe que trabalha em conjunto é capaz de agir de maneira alinhada sem perder o foco no objetivo correto.
Ao final desse momento, vale a pena pedir pela opinião dos operadores e supervisores sobre o que foi criado, afinal são eles que irão executar o projeto e terão acompanhado todo o processo de perto.
Checar (Check)
Neste momento começa a implementação do plano de ação, apenas para ter certeza se o planejamento deu certo e se os resultados desejados foram obtidos. Essa fase exige um monitoramento mais detalhado de cada atividade realizada na etapa anterior.
É extremamente importante que haja um suporte de uma metodologia estatística durante a checagem. Apenas dessa forma é possível evitar erros, poupar tempo da equipe e recursos da empresa.
Ao fim da análise, será possível identificar se resultados estão de acordo com que foi planejado previamente. Caso a resposta seja negativa, será necessário voltar a fase anterior, ajustar e refazer. Porém, se o problema estiver na eficácia do planejamento, o ciclo voltará para a primeira etapa, pois certamente o problema não foi identificado corretamente na primeira vez.
Agir (Act)
No momento em que todas as metas forem atingidas com sucesso, será a hora da última fase: agir. Aqui o plano aplicado como padrão será adotado e caso algo não esteja correto, a equipe terá que agir corretivamente sobre os pontos que estão impedindo que todas as metas estipuladas sejam alcançadas.
Por meio de uma análise de dados completa, o projeto passará por todos os ajustes necessários e as falhas serão corrigidas junto com a equipe. Quando problemas forem detectados, melhorias serão implantadas e um novo ciclo PDCA será iniciado, sempre visando o aperfeiçoamento do trabalho.
PRINCIPAIS VANTAGENS DO CICLO PDCA
Já está claro que o uso do Ciclo PDCA é muito recomendado para as empresas, mas quais são exatamente as vantagens de sua aplicação?
Sem dúvidas, a principal vantagem desse método é o alinhamento por completo baseando-se na cultura de melhoria contínua dos processos da empresa.
Veja outros benefícios:
Eficácia
As tarefas e projetos alcançam um desempenho maior, pois as atividades são monitoradas e isso permite constantes atualizações do processo.
Diminuição de erros
Por ser um método com etapas organizadas, a sua implementação irá diminuir as chances de erros a praticamente zero, porque é possível identificar os erros e dificuldades da equipe com antecedência, resolver e continuar o projeto sem que nada passe despercebido.
Aplicações Ilimitadas
O Ciclo PDCA é aplicável na análise de qualquer tipo de processo, departamento e das mais variadas empresas. Dessa forma, mesmo em diferentes setores, não é necessário aplicar outro modelo e ser obrigado a dominar diferentes táticas de gestão.
Redução dos custos
Como os erros são corrigidos antes da execução do projeto, há uma redução significativa dos custos, levando em consideração que só será executado quando tudo estiver correto. Além disso, com a melhoria dos processos, há grandes possibilidades de aumentar a produtividade dos funcionários.
Provavelmente você já tenha executado ou execute esse processo sem sequer ter ideia de que se tratava do Ciclo PDCA. Todavia, o conhecimento teórico mais aprofundado sobre essa ferramenta fará com que você e a sua equipe consigam aproveitar ao máximo todos os benefícios do uso desse método.
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