Quem nunca sentiu um frio na barriga ao saber que foi convocado para uma reunião no trabalho? Isso acontece porque o fantasma das reuniões improdutivas vive dentro de muitas empresas.
Reuniões longas em que muito se debate e nada se resolve ainda é frequente! É preciso eliminá-las de vez para aumentar a produtividade da empresa e melhorar a qualidade de vida no ambiente corporativo.
Foi pensando nisso que preparamos este post! Continue lendo para saber como acabar com as reuniões improdutivas que acontecem na sua empresa de uma vez por todas.
Conheça os sinais das reuniões improdutivas
O primeiro passo para acabar com esse tipo de reunião no escritório é reconhecer os seus sinais característicos. Se uma reunião foi convocada e apresenta um ou mais indicativos listados abaixo, certamente será uma encontro improdutivo. Confira:
Prepare uma pauta para a reunião
Isso mesmo! Nada de iniciar uma reunião sem ter uma pauta definida detalhadamente. Como acabamos de ver, isso é um sinal claro das reuniões improdutivas. Portanto, separe um tempo para elaborar esse documento.
A pauta deve conter informações importantes e ser enviada aos participantes com antecedência. Veja o que incluir nesse documento:
- tipo de reunião (informativa, brainstorming, geração de negócios ou se é para discutir um tópico importante);
- temas a serem abordados no encontro;
- horário de início e término;
- tempo para a discussão de cada tópico.
Se existe a necessidade de fazer reuniões de acompanhamento diário de algum projeto, faça uma reunião de até 20 minutos. Ela deve acontecer no mesmo local e horário todos os dias. Durante o encontro, faça somente três perguntas aos participantes:
Esse formato e essas questões asseguram uma reunião rápida e focada no que realmente importa. Não há espaço para conversas paralelas e assuntos irrelevantes.
Convoque apenas funcionários indispensáveis
Como vimos, a participação de um grande número de pessoas nesse tipo de encontro é um indicativo forte das reuniões improdutivas. É por isso que convocar apenas os funcionários indispensáveis deve ser um hábito a ser adotado por todos que organizam reuniões na empresa.
Chame somente profissionais que farão a diferença e que estão realmente envolvidos nas ações a serem debatidas no encontro.
Evite tratar de assuntos que não estão na pauta
As conversas paralelas são um dos terrores das reuniões improdutivas. Elas tiram o foco dos participantes e, principalmente, do principal motivo da reunião.
Portanto, se surgirem assuntos que não estão relacionados ao tema discutido, não entre em detalhes. Anote-os na ata para que sejam debatidos em uma outra oportunidade.
Evite deslocamentos sempre que possível
Se você pode realizar uma reunião online com todos os participantes, faça isso! Evite que as pessoas indispensáveis tenham que percorrer muitas distâncias para participar do encontro.
Se existem funcionários trabalhando em regime de home-office ou em filiais espalhadas pela cidade, estado e país, verifique se realmente há necessidade de um encontro presencial. Muitas reuniões produtivas podem ser realizadas a distância pela internet. Isso vai beneficiar a todos os envolvidos, além de reduzir custos com deslocamento.
Faça um acompanhamento do que foi decidido
Por fim, faça um acompanhamento de tudo o que foi decidido na reunião. Envie uma lista com os tópicos debatidos e decisões tomadas por e-mail. Delegue as tarefas aos profissionais envolvidos e acompanhe o andamento das atividades.
Enfim, agora você já sabe o que fazer para acabar com as reuniões improdutivas que acontecem na sua empresa. Então, que tal investir em qualificação e se inscrever no vestibular para o curso de Administração? Você vai se tornar um profissional indispensável para a sua empresa!
Caso tenha interesse, você pode acessar a grade curricular do curso aqui.
